NOTIFICARE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Acest document explică de ce și când colectam datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora, cum le stocam în condiții de siguranța și care sunt drepturile dumneavoastră în legătură cu o asemenea prelucrare conform legii.

Study Hub vă aduce la cunoștință faptul că scopurile și condițiile prelucrării datelor personale conform prezentei notificări se aplică în privința tuturor datelor personale furnizate în cadrul relației contractuale sau în legătură cu procesarea formularului de înscriere disponibil la https://app.smartsheet.com/b/form/6c6c3624a25b484c83569f502558f388 și/sau încheierii sau executării Contractului .

Cu excepția situației în care Study Hub vă informează expres cu privire la alte scopuri și condiții particulare, aplicabile într-o situație anume (prin intermediul formularelor sau a altor documente puse la dispoziție, în cursul executării Contractului), vă aducem la cunoștință că, prin oferirea de date cu caracter personal prin intermediul formularelor sau altor documente subsecvente, disponibile în legătură cu executarea prezentului Contract, sunteți informat prin prezenta cu privire la scopurile și condițiile prelucrării datelor dvs. personale și că datele urmează să fie prelucrate de Study Hub în condițiile menționate în prezenta notificare.

Datele cu caracter personal prelucrate sunt cele oferite de dumneavoastră în cadrul interacționării cu Study Hub. Study Hub va putea, de asemenea, în conformitate cu prevederile legale aplicabile, să efectueze orice verificări și/sau să obțină informații despre dumneavoastră de la orice instituție competentă, registru public, arhivă, bază de date electronică sau terț abilitat, deținător de astfel de informații, conform competențelor sale legale. Atunci când legea impune consimțământul dumneavoastră, verificarea și/sau obținerea de informații se va efectua numai pe baza consimțământului dumneavoastră în acest sens și numai pe durata valabilității respectivului consimțământ.

Operatorul datelor este STUDY HUB SRL cu sediul social în str. Drumul Lunca Merilor nr. 30, ap. 2, sector 3, București, înregistrată la Registrul Comerțului din București sub nr. J40/15051/2023, cod unic de înregistrare 48630906, e-mail office@study-hub.ro.

Dacă aveți întrebări sau sugestii/sesizări ori doriți să vă exercitați vreunul dintre drepturile pe care le aveți cu privire la protecția datelor în calitate de persoană vizată, vă rugăm să contactați Study Hub, folosind datele de contact de mai sus. Toate solicitările vor fi soluționate cu celeritate, în conformitate cu legislația aplicabilă și în mod gratuit.

Totuși, în cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, Study Hub poate:

(a) să perceapă o taxă rezonabilă, ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate, sau

(b) să refuze să dea curs cererii.

Study Hub va colecta, utiliza și divulga datele cu caracter personal în următoarele scopuri:

1. a) identificarea identității și facilitarea începerii, continuării sau încetării serviciilor care fac obiectul Contractului,
2. b) procesarea formularului de înscriere,
3. c) în legătură cu orice pretenție, acțiune sau procedură inclusiv, dar fără a se limita la redactarea și revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare desfășurării Contractului, facilitarea soluționării litigiilor și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor contractuale și legale,
4. d) gestionarea și pregătirea rapoartelor interne,
5. e) gestiunea economico-financiară și administrativă, în vederea organizării și conducerii contabilității și gestionării Contractului,
6. f) îndeplinirea obligațiilor legale privind arhivarea documentelor și a informațiilor,
7. g) cooperarea cu autoritățile relevante în aplicarea legii și în cadrul cercetărilor efectuate,
8. h) conformarea cu oricare reguli, legi și reglementări , coduri sau practici ori directive aplicabile,
9. i) efectuarea de cercetări și/sau analize în scopuri statistice,
10. j) comunicarea cu Părinții prin orice mijloace (de exemplu: email, telefon, mesaje text, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană, poştă, curier) de noutăţi privind serviciile educaționale disponibile la Study Hub, abonare la newsletter sau furnizarea de alte informaţii care ar putea fi de interes, din partea Study Hub sau a partenerilor noștri.

 

Temeiul legal al prelucrării

Datele cu caracter personal furnizate de Părinți vor fi prelucrate:

1. a) atunci când prelucrarea este necesară în scopuri legate de raportarea către autoritățile competente,
2. b) atunci când prelucrarea este necesară în scopuri legate de menținerea, prevenirea sau evaluarea stării de sănătate a colectivității, conform reglementarilor legale în vigoare, inclusiv raportarea către autoritățile competente,
3. c) pentru îndeplinirea obligaţiilor legale de arhivare, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi publice, la cerere, anumite informaţii sau a altor obligaţii legale,
4. d) în temeiul interesului legitim, de exemplu atunci când comunicăm informații despre Locație, calendarul anual, activitatea copiilor, alerte medicale, reguli interne, etc, pentru a facilita accesul la serviciile noastre.

Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal nu vor fi dezvăluite altor persoane, cu excepția cazurilor în care Study Hub trebuie să respecte obligații impuse de legislația în vigoare prin transmiterea datelor unor autorități , agenții sau alte organisme publice, în cazul cărora se impune divulgarea datelor cu caracter personal.

În cadrul operațiunilor de prelucrare, pentru scopurile menționate mai sus, Study Hub va divulga către anumiti destinatari (persoane), date personale, astfel încât, spre exemplu, respectivii destinatari să ne poată furniza servicii necesare prestării serviciilor contractate de Părinți sau conexe operațiunilor de prelucrare ori pentru a îndeplini obligații legale sau contractuale în scopurile menționate mai sus, după cum urmează:

• societăți afiliate Study Hub,
• părți contractante, în legătură cu transferul de fonduri, efectuarea de plăți și alte tranzacții,
• agenți , contractori sau furnizori de servicii care asigură servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plăți, prelucrare, formare, stocare, arhivare, marketing și publicitate, servicii aferente asistentei pentru clienți, consilieri profesioniști, consultanți sau avocați,
• autorități relevante de reglementare, ministere, consilii statutare sau autorități și/sau agenții responsabile cu aplicarea legii, la nivel local sau internațional, pentru conformarea cu legi, reguli, ghiduri, reglementari sau scheme emise sau administrate de oricare dintre aceștia,
• oricare altă persoană față de care am fost autorizați prin consimțământ să dezvăluim datele cu caracter personal.

Transferul către terțe persoane și măsuri de siguranță

În funcție de locațiile în care se află serverele Study Hub sau ale împuterniciților săi, pe care vor fi stocate datele sau de locul în care se află anumiți destinatari ai datelor, datele personale ar putea fi transferate, după caz, în alte state membre ale Uniunii Europene, ale Spațiului Economic European, precum și alte țări adecvate din punct de vedere al protecției datelor cu caracter personal.

Cu excepția cazului în care legea impune expres altfel sau a cazului în care este strict necesar pentru îndeplinirea de către Study Hub a Contractului, respectiv a obligațiilor asumate față de Părinți, nu vom transfera datele cu caracter personal în afara Spațiului Economic European.

În ipoteza în care Study Hub, în vederea executării Contractului și a obligațiilor asumate față de Părinți, trebuie sa transfere date în țări terțe (țări care nu oferă un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal), vom transfera numai acele date personale strict necesare în vederea executării Contractului și/sau a obligațiilor asumate față de Părinți.

Daca în vederea executării unui contract cu o terța parte, din proprie inițiativă sau la inițiativa unei părți terțe, se efectuează un transfer de date cu caracter personal ce vă privește, într-un alt stat, vor fi implementate toate măsurile de protecție necesare în situația unui astfel de transfer, iar Părinții vor fi notificați în consecință.

Perioada stocării datelor. Criteriile determinării perioadei de stocare

Vom păstra datele cu caracter personal pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile contractuale asumate, respectiv pentru o perioadă egală cu perioada stabilită de cerințele legale de păstrare a informațiilor aplicabile în domeniul de activitate, al legislației fiscale, precum și al altor legi, reglementări și/sau prevederi specifice normelor aplicabile.

Study Hub va putea dispune periodic ștergerea anumitor date/categorii de date, e.g. în măsura în care stocarea acestora nu mai este necesară pentru scopurile în care au fost colectate sau pentru îndeplinirea obligațiilor legale ce țin de arhivarea documentelor financiar-contabile justificative.

Pentru a determina perioada pentru care vor fi stocate datele luăm în calcul durata contractuală, până la executarea/expirarea obligațiilor contractuale, precum și termenele de arhivare. Astfel, datele cu caracter personal, se vor stoca după caz, pentru o perioadă de:

• minim 5 ani de la data încetării relației contractuale, pentru datele cu caracter personal incluse în Contract și documentele aferente încheierii, executării, încetării acestuia,
• minim 5- 10 ani de la data încetării relației contractuale, pentru datele cu caracter personal incluse în alte documente fiscale/financiare, referitoare la Contract, în conformitate cu cerințele legale din reglementările fiscale/financiare și/sau reglementările aplicabile păstrării acestui tip de documente,
• 5 ani pentru prelucrarea datelor (inclusiv stocarea) din Contract, conform dispozițiilor legale aplicabile.

Drepturile Părinților în calitate de persoană vizată, cu privire la datele cu caracter personal

Părinții au următoarele drepturi cu privire la datele cu caracter personal:

• dreptul de a fi informat,
• dreptul de acces,
• dreptul la rectificare,
• dreptul la ștergerea datelor (dreptul de „a fi uitat”),
• dreptul la restricționarea prelucrării,
• dreptul la portabilitatea datelor,
• dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate, inclusiv profilare,
• dreptul la opoziție.

Necesitatea furnizării datelor și consecințele neîndeplinirii unei asemenea obligații

Furnizarea datelor cu caracter personal reprezintă o obligație legală în privința scopurilor prezentate la scopurile prelucrării, respectiv contractuală/necesară pentru încheierea unui contract. Prin urmare, refuzul de a furniza datele personale în mod corect și complet pentru scopurile menționate in prezenta notificare poate împiedica Study Hub să-și îndeplinească în mod corespunzător obligațiile contractuale sau legale și va putea avea drept consecință imposibilitatea contractării serviciilor oferite de Study Hub.

Securitatea datelor cu caracter personal

Study Hub va depune toate eforturile pentru a proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri de securitate și garanții adecvate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii sau modificării neautorizate, precum și a altor riscuri similare. În cazul unei breșe de securitate Părinții vor fi notificați conform prevederilor legale în vigoare.

În cazul în care Părinții consideră că drepturile de care beneficiază în calitate de persoană vizată au fost încălcate, se pot adresa oricând, cu o plângere sau sesizare în acest sens, Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în Bdul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România, telefon +40.318.059.211, +40.318.059.212, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro.